5 lỗi cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại

Khỏe đẹp

30/11/2021 8:00:00 CH

BẢO TRỢ

5 lỗi cần tránh khi giao tiếp qua điện thoại

Giao tiếp qua điện thoại ngày càng trở thành một hình thức trao đổi thuận tiện, hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích. Nhưng, để nâng cao chất lượng giao tiếp đòi hỏi bạn phải hạn chế đến mức tối thiểu những lỗi tưởng chừng như vô hại

Dưới đây là 5 lỗi cần tránh khi giao tiếp với qua điện thoại bạn nên lưu ý để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng khi kiếm việc nhanh và để công việc luôn thuận lợi nhé.

Nói quá nhiều

Đầu tiên, bạn cần hiểu rằng bất kỳ cuộc trò chuyện nào cũng cần phải đảm bảo được yếu tố tương tác giữa các bên. Bạn sẽ rất dễ gây ra cảm giác khó chịu khi giành phần nói điện thoại. Nguyên nhân là khi giao tiếp qua điện thoại, sự cách biệt vật lý là một điểm yếu khiến bạn bối rối không biết khi nào nên nói và lúc nào sẽ lắng nghe.

Vì thế thói quen nói nhiều để nhằm mục đích cung cấp thông tin đầy đủ bỗng trở thành rủi ro. Lời khuyên là bạn nên ngừng lại một vài nhịp sau mỗi lượt nói để đợi người ở đầu dây bên kia phản hồi, hoặc có thể giảm lại tốc độ và dung lượng nói mỗi phút để người nghe có thể tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng.

Trả lời sai thông tin

Tiếp nhận những cuộc gọi từ khách hàng, đồng nghiệp là công việc đòi hỏi khả năng xử lý tình huống nhạy bén và chính xác. Mỗi ngày bạn có thể giao tiếp qua điện thoại với rất nhiều người cùng với hàng trăm nội dung khác nhau.
Với áp lực này, bạn không tránh khỏi trường hợp trả lời một cách qua loa thậm chí là không quan tâm đến tính đúng sai vì cho rằng người nghe sẽ không biết được. Lỗi này nghe có vẻ đơn giản nhưng lại gây ra những hiểu lầm cho truyền đạt sai thông tin.

Bị động khi giao tiếp

Bạn rất hay bị khách hàng hoặc đồng nghiệp đặt câu hỏi và hoang mang không biết cách trả lời. Bạn thường xuyên bị dẫn dắt trong lúc trò chuyện đến những nội dung không tập trung vào mục đích cuộc gọi,… Đây là một số ví dụ về lỗi bị động khi giao tiếp với khách hàng mà bạn cần biết để tránh.

Đối với tình huống kể trên, bạn cần tỉnh táo tuân thủ theo một danh sách câu hỏi hoặc nội dung đã chuẩn bị trước khi gọi. Bất kể khi nào khách hàng đi chệch ra khỏi trọng tâm thì bạn sẽ ngay lập tức đặt câu hỏi để giữ cho cuộc trò chuyện được cô đọng, hiệu quả. Ví dụ, “Xin lỗi anh/ chị, em muốn chúng ta trao đổi cụ thể hơn về vấn đề …, anh/ chị thấy nội dung em vừa cung cấp đã phù hợp với nhu cầu của anh/chị chưa ạ?”

Bỏ sót thông tin cần thiết

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn không những chỉ cần nghe và phản hồi mà còn biết cách ghi lại thông tin cần thiết. Thói quen này không được nhiều người áp dụng vì nghĩ rằng nó không cần thiết và tin rằng có thể tự ghi nhớ được.

Tuy nhiên thống kê đã chỉ ra rằng là bạn sẽ quên 80% nội dung cuộc trò chuyện, đặc biệt là thông tin chi tiết trong vòng ba phút sau khi kết thúc cuộc gọi. Đây chính là lí do mà bạn cần một cuốn sổ nhỏ bên cạnh để ghi chú lại thông tin cá nhân, yêu cầu cụ thể của khách hàng hoặc đồng nghiệp, những gì đã phản hồi và thời hạn giải quyết (nếu có),…

Không tóm gọn cuộc trò chuyện

Lỗi sai cuối cùng sẽ là một kinh nghiệm mà bạn nên chú ý đó là tắt điện thoại khi chưa tóm gọn các ý đã trao đổi. Sau một khoảng thời gian dài với rất nhiều thông tin được đưa ra, nhất là trong bối cảnh giao tiếp qua điện thoại thì lúc này rất cần một “câu chốt” để cả hai bên kiểm tra và thống nhất với nhau.

Thói quen này không chỉ giúp bạn tránh khỏi hiểu lầm trong trò chuyện gián tiếp, nhất là khi giao tiếp qua điện thoại mà còn là cơ hội để làm khách hàng tin rằng họ đang được tôn trọng và phục vụ. Có rất nhiều cách để tóm gọn, ví dụ như: “Vậy là chúng ta đã thống nhất với nhau như sau... ”; hoặc “Vậy, chốt lại là chúng ta sẽ quyết định như sau…”.

Tiến Huy